1. Цель использования камер
1.1. офисное здание (Тартуское ш. 80, Таллинн) (далее – здание Meediamaja) предприятия Postimees Grupp AS (далее – Postimees Grupp) оснащено видеокамерами на основании обоснованного интереса, исходящего из нормативных актов по защите персональных данных. Видеозапись осуществляется в следующих целях: обеспечение безопасности персонала и посетителей, защита имущества, защита и предъявление правовых требований, обработка видеозаписи в журналистских целях.
1.2. Предприятие Postimees Grupp провело оценку обоснованного интереса для правомерной обработки записи камер как обработки данных.
1.3. Видеокамеры ведут запись круглосуточно и только при обнаружении движения, записи звука не происходит.
1.4. За изображением с видеокамеры в режиме реального времени может следить охранник. За пределами здания Meediamaja невозможно в режиме реального времени следить за изображением с видеокамеры.
1.5. Лица уведомляются о входе в зону, находящуюся в поле зрения камер, уведомляющими табличками, на которых изображена камера и текстом «ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ», разъяснены основы и цели обработки данных и приведена ссылка на общие принципы обработки персональных данных предприятием Postimees Grupp в качестве ответственного обработчика, отсылающие к данному руководству.
2. Обработка и передача записей
2.1. Postimees Grupp хранит записи видеокамер и обрабатывает данные как ответственный обработчик. Доступ к видеозаписям предоставляется лицам, работающим на должностях, указанных предприятием Postimees Grupp, исходя из организационных потребностей работы и целей видеозаписи. Список указанных лиц передан охранной фирме.
2.2. На основании данного порядка загрузку, сохранение и подготовку видеозаписи к передаче осуществляет работник охранной фирмы (охранник), являющийся уполномоченным обработчиком. Основанием для действия является электронное письмо лица, указанного в пункте 2.1, контактному лицу охранной фирмы, который дает соответствующее распоряжение охраннику.
2.3. Чтобы обеспечить возможность последующей обработки данных, охранник загружает запись на сервер Postimees Grupp в порядке, отраженном в пункте 2.2, который позволит определять дату, место и нужный период времени.
2.4. Видеозаписи хранятся на сервере 10 дней, а на жестком диске записывающего устройства – не более месяца. Если не поступит заявок на сохранение, записи на записывающем устройстве будут автоматически удалены, и их восстановление или выдача будут невозможны.
2.5. Работники, назначенные Postimees Grupp, имеют право обрабатывать видеозаписи в целях, указанных в пункте 1.1.
3. Передача видеозаписей третьим лицам
3.1. Как правило, Postimees Grupp не передает видеозаписи третьему лицу. Postimees Grupp AS может передать видеозапись:
3.1.1. на основании закона (следственному) органу, предусмотренному законом;
3.1.2. физическим лицам касательно их персональных данных, а также законному представителю лица касательно представляемого лица (например, в случае несовершеннолетних детей – их законному представителю).
3.2. Передача записей происходит на основании соответствующей заявки. Автоматической передачи данных не происходит.
3.3. Записи не могут быть выданы, если заявка подана после автоматического удаления данных или если работа видеокамер в указанный в заявке момент была прервана.
3.4. Загрузка видеоизображения с записывающего устройства видеокамеры происходит только в офисном здании Postimees Grupp в Таллинне.
4. Порядок выдачи записей (следственным) органам
4.1. Чтобы получить записи, запрашивающий данные орган подает предприятию Postimees Grupp соответствующую письменную заявку, подписанную в цифровом виде. Заявку необходимо подать на адрес электронной почты isikuandmed@postimeesgrupp.ee, и должностное лицо Postimees Grupp по защите данных передаст заявку ассистенту руководства. Ассистент руководства, в свою очередь, передаст заявки для исполнения охранной фирме.
4.2. В подписанной заявке должно быть указано название подавшего заявку органа, полное имя передавшего заявку должностного лица и адрес электронной почты департамента, которые позволит установить, что запрос был передан должностным лицом соответствующего органа. Кроме того, в заявке должно быть указано, с записями за какой день и период времени органу необходимо ознакомиться.
5. Порядок выдачи записей физическим лицам
5.1. Каждое лицо имеет право получить от Postimees как обработчика персональных данных имеющиеся касательно него персональные данные, в том числе записи видеокамер.
5.2. Для получения записей лицо, запрашивающее данные, должно идентифицировать свою личность. Для этого Postimees Grupp просит подать соответствующую письменную заявку, подписанную в цифровом виде, на адрес электронной почты isikuandmed@postimeesgrupp.ee.
5.3. В заявке, подписанной в цифровом виде, должны быть указаны имя, личный код подавшего заявку, с записями за какой день и время он желает ознакомиться, а также на каком основании он желает получить запись.
5.4. Если лицо не подаст заявку, подписанную в цифровом виде, то для установления идентичности личности Postimees попросит лицо предоставить документ, удостоверяющий личность, по которому Postimees Grupp сможет безошибочно установить, что лицо, подавшее заявку, является тем же самым, в отношении которого запрашиваются персональные данные (установление идентичности личности на фотографии удостоверяющего личность документа и присутствующего на видеозаписи лица).
5.5. Запрашивая доступ к персональным данным другого лица, запрашивающий должен доказать свое право представительства, предоставив в заявке подтверждающие право представительства документы, которые позволят предприятию Postimees Grupp безошибочно установить, что указанное в заявке лицо, является тем же самым, в отношении которого запрашиваются персональные данные.
5.6. Postimees Grupp имеет право запросить дополнительные данные для установления идентичности личности и отказать в передаче видеозаписей до установления идентичности личности.
5.7. При выдаче записи частному лицу (т. е. не (следственному) органу) охранник должен обеспечить, чтобы по видеозаписи было невозможно установить ни одно другое лицо. В зависимости от ситуации размытым делает третье лицо, которое можно идентифицировать по необычной одежде, необычной физической примете, необычному багажу или другому индивидуальному признаку.
5.8. Если лицо считает, что в отношении него было совершено преступление, лицу необходимо подать заявление в соответствующий компетентный орган (Департамент полиции и погранохраны), который обратится в Postimees Grupp с заявкой на получение записей.
6. Общие правила выдачи записи
6.1. Если заявка на выдачу записи была ошибочно отправлена на какой-либо другой адрес электронной почты Postimees Grupp, адресат передаст его ассистенту руководства и для информации на адрес isikuandmed@postimeesgrupp.ee.
6.2. После получения заявки от ассистента охранник при необходимости определит дополнительные данные для нахождения видеозаписи (расположение, время вывода и пр.). После определения запрошенной записи охранник отправит ее на адрес isikuandmed@postimeesgrupp.ee и ассистенту, которые организует передачу записи подавшему заявку лицу. В случае объемных записей, которые невозможно передать подавшему заявку лицу по электронной почте, доступ к записи обеспечивается другими безопасными средствами предприятия Postimees Grupp.
6.3. Записи не разрешается отправлять на общие некорпоративные адреса поставщиков услуг электронной почты (например, gmail.com, hotmail.com, mail.ru, yandex.ru и т. д.), кроме случаев, когда для выдачи записи на такой адрес предоставлена обоснованная письменная заявка от лица компетентного органа.
7. Контакт по вопросам защиты персональных данных:
7.1. Все вопросы, связанные с обработкой персональных данных, просим отправлять на адрес isikuandmed@postimeesgrupp.ee.